En god onboardingprosess vil i mange tilfeller være det som utgjør forskjellen på en god og en dårlig oppstart, både for den nye medarbeideren, men også for resten av teamet. Onboardingen er også viktig dersom din nye medarbeider skal jobbe som vikar eller som midlertidig ansatt. En gjennomtenkt og god oppstartsfase for din nye medarbeider vil legge grunnlaget for et vellykket oppdrag. På denne måten kan du i stor grad selv være med på å påvirke hvordan en ny kollega kommer til å lykkes med sine oppgaver hos dere.
Det er jo i grunnen ganske åpenbart. En god start er bedre enn en humpete start. Men har du tenkt på hvor avgjørende en god onboardingprosess faktisk kan være? Den lille ekstra innsatsen lagt ned i forbindelse med oppstart vil forhåpentligvis gjøre at deres nye medarbeider føler seg velkommen og inkludert. For de fleste innebærer dette økt motivasjon og rett innstilling til jobben som skal gjøres. For deg som oppdragsgiver kan gevinsten være et lavere sykefravær, høyere produktivitet og kvalitet. Ikke minst kan det hindre at medarbeideren slutter før oppdraget er ferdig.
Her får du Mediekollegas huskeliste for hvordan du kan sikre en god oppstart for din nye kollega:
Informere og kommunisere internt
Sørg for at de personene som deres nye medarbeider skal samarbeide med er forberedt og kan bidra til en god velkomst. Om du ikke selv har mulighet til å følge opp den nye medarbeideren litt ekstra den første tiden, finn gjerne en annen på teamet som kan ta dette ansvaret. Kall det gjerne en slags fadderordning, slik at personen(e) som får oppgaven føler det viktig og ansvarsfullt.
Ha praktiske ting klart
Om mulig – ha klart nødvendig utstyr, en kontorpult, adgangskort og annet praktisk. Iblant kan det gå svært kort tid fra man finner ny medarbeider og til oppstart. Om du ikke har tid eller mulighet til å sikre at alt er på plass innen første arbeidsdag, sørg for å hjelpe din nye kollega i gang og prioriter å få ordnet dette så raskt som mulig. Det vil gjøre medarbeiderens første tid hos dere mye enklere dersom disse tingene er på plass.
Introduksjon til teamet
Introduser den nye medarbeideren for kolleger som denne kommer til å jobbe sammen med. Husk å invitere med deres nye kollega dersom dere har planlagt sosiale aktiviteter utenom jobb.
Avklar oppgaver og forventninger
Gjennomfør en oppstartssamtale, der dere snakker om hva jobben går ut på og hva den nye medarbeideren er forventet å bidra med. Gi rom for spørsmål fra den nye medarbeideren, dersom det er noe som kan være uklart. Her er det også naturlig at dere blir enige om detaljer rundt arbeidstider, pauser, arbeidsplan og lignende.
Sørg for at nødvendig opplæring blir gitt
Om du ikke selv skal stå for opplæringen kan du gjøre avtaler med de rette personene internt. Ikke undervurder verdien av en god opplæringsperiode. Ved å sette av nok tid til dette den første tiden, legger dere grunnlaget for gode resultater ut oppdragsperioden.
Følg opp underveis – og gi beskjed dersom noe ikke fungerer
Ved fast ansettelse eller oppdrag som strekker seg over en lengre periode anbefaler vi å gjennomføre jevnlige statusmøter. Dersom dere leier en ressurs fra Mediekollega og samarbeidet med den nye medarbeideren av en eller annen grunn ikke fungerer som forventet, eller det dukker opp andre uforutsette problemer, er det svært viktig å gi rask beskjed til oss om dette. Vi har rutiner for denne type situasjoner, og vil gjøre det vi kan for å finne en løsning.
Sett deg inn i avtalen som er inngått
Dersom dere leier en ressurs gjennom Mediekollega vil vi ved oppdragsstart sende deg som oppdragsgiver informasjon om hvordan timeføring og timegodkjenning fungerer, rutiner ved sykdom/fravær, når innleid medarbeider får lønn, oppfølging underveis i engasjementet og dine kontaktpersoner hos Mediekollega. Spør din kontaktperson i Mediekollega dersom du lurer på noe rundt dette.
God oppstart.
